Como tornar sua produção mais eficiente

Como tornar sua produção mais eficiente

O principal insumo dos escritórios de arquitetura é o TEMPO, dos arquitetos que concebem, interagem com os clientes e desenvolvem os projetos… dos desenhistas e estagiários que detalham… do gerente de sala técnica que revisa as pranchas, acompanha os orçamentos e as obras… ou seja, a forma como você usa o tempo no seu escritório praticamente determina a eficiência do seu negócio.

O Caminho para Eficiência

Arquitetura é uma atividade que demanda envolvimento humano. O cuidado do gestor de um escritório, portanto, com o tempo que os profissionais aplicam no trabalho deve ser redobrado. Não só por este representar o principal custo do escritório, mas por uma questão filosófica de respeito ao tempo do outro – não se deve permitir que ninguém invista tempo em atividades que não estão prontas para evoluir, cujo produto não vá ser de fato utilizado ou cujo trabalho tenha grande chance de ser refeito porque determinado aspecto ainda não foi devidamente tratado com um parceiro, fornecedor ou mesmo com o cliente. É preciso controlar muito bem o nível de incerteza durante a feitura de um projeto sob pena de se estar refazendo as coisas constantemente.

Encontrar o caminho para a EFICIÊNCIA é definir um fluxo de trabalho que evite arrodeios, estabelecer uma sequência de etapas que não permite começar nada sem a certeza de que os pré-requisitos para a tarefa em questão estão realmente definidos. Ser eficiente significa produzir o máximo com a menor quantidade de recursos possível, portanto significa dizer não ao desperdício.

Aproveite para ver o nosso fluxo de trabalho modelo para escritórios de arquitetura. Ele pode ajudar a organizar melhor sua sequência de etapas.

O desenvolvimento de um fluxo é um exercício imaginativo e, como todo exercício dessa natureza, está sujeita a erros. É preciso testar e sempre há coisas que dão certo e coisas que dão errado. A diferença está na forma como você processa os erros!

Hora de Aprender com os Erros

Alguns profissionais estão atentos aos erros e reagem com incrementos de melhoria ao processo enquanto outros abraçam determinados erros de tal maneira que é como se eles fizessem parte do processo.

Estes profissionais normalmente justificam esse comportamento explicando que arquitetura mais se assemelha a arte e que, portanto, não pode se sujeitar aos rigores de uma linha de produção. Obviamente produzir arquitetura não é como produzir carros em uma linha de montagem e não se pode tratar o mix de insumos com a mesma objetividade da indústria de cosméticos, por exemplo, mas isso não faz da linha de produção em arquitetura algo completamente subjetivo.

Os 3 Principais Parâmetros da Eficiência

A produção pode ser analisada a partir de 3 parâmetros: volume, qualidade e tempo. Analise a seguinte afirmação:

“Na última semana, João produziu 3 pranchas A3 com todos os cortes solicitados e estes apresentavam todos os detalhes construtivos necessários.”

O arquiteto responsável pelo escritório ou o gerente de sala técnica pode então inferir:

  1. do ponto de vista do volume, foram 3 pranchas que continham todos os desenhos solicitados;
  2. do ponto de vista da qualidade, os cortes continham os detalhes construtivos necessários, portanto estavam OK;
  3. do ponto de vista do tempo, o responsável pela tarefa levou as horas equivalentes às suas jornadas de trabalho de uma semana…

…mas como dizer se esse resultado é bom?

Não é possível afirmar isso sem utilizar parâmetros de comparação! Portanto vamos verificarmos o resultado de um outro colaborador do mesmo escritório:

“Pedro produziu 3 pranchas com cortes similares aos de João em 2 dias!”

Ora, se do ponto de vista do volume (dado objetivo – quantidade de pranchas/desenhos) e da qualidade (dado relativamente subjetivo, mas facilmente verificável, pois todo escritório possui padrões de qualidade facilmente reconhecíveis) dos desenhos, a produção pode ser considerada equivalente, restará avaliar o fator tempo.

E é justamente aí que a maioria dos escritórios se perde. Tente responder você mesmo as perguntas a seguir:

  1. Quanto tempo você pessoalmente aplicou no desenvolvimento do seu último projeto?
  2. Quanto tempo cada membro da sua equipe aplicou no desenvolvimento das etapas com as quais estiveram envolvidos no seu último projeto?
  3. Você faz orçamentos baseados no tempo estimado que você e sua equipe aplicarão no projeto em questão
  4. Se sim, você verifica como foi utilizado o tempo que você estimou e analisa as discrepâncias entre previsto e realizado?

A maioria dos escritórios de arquitetura não consegue responder as perguntas acima, portanto não conseguem verificar e avaliar a própria produção.

Agora imagine: se eu consigo acompanhar e determinar que Pedro executou uma tarefa similar (volume e qualidade) a tarefa de João em um terço do tempo, eu posso investigar o que aconteceu e descobrir se esta é apenas uma questão de diferença de capacidade entre os dois profissionais (o que por si só já me orienta a decidir entre capacitar ou substituir João) ou se Pedro está utilizando algum tipo de recurso que pode ser adotado pelos outros profissionais para reduzir o tempo aplicado nesse tipo de tarefa. Este recurso pode ser procedimental (Pedro segue as etapas de uma forma diferente ou se utiliza de uma etapa diferente, ou seja, faz as coisas de um jeito diferente) ou ferramental (Pedro utiliza um computador ou um software diferente), mas o fato é que, em ambos os casos, é preciso entender e replicar as boas práticas para que os demais sejam tão eficientes quanto Pedro e você só pode direcionar essas ações de melhoria se for capaz de medir o tempo que os colaboradores levam para realizar suas atividades.

Entendeu?

Em resumo, você simplesmente não pode gerir aquilo que não é capaz de medir. Meça, aprenda com os erros, compartilhe suas observações com a equipe e todos vão render mais!

 

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