Conheça os 3 erros que minam sua produtividade no trabalho

Conheça os 3 erros que minam sua produtividade no trabalho

Se você olhar para os seus colegas arquitetos, vai perceber que a maior parte deles está bem ocupada ou parece estar. Ao olhar mais atentamente, vai perceber que alguns deles, apesar de se sentirem muito ocupados e até bem cansados, não apresentam uma produção exatamente satisfatória (e muitas vezes nem se dão conta disso). Observe um pouco mais e, provavelmente, dentro desse mesmo horizonte, você também vai encontrar algumas pessoas que aparentemente não estão tão ocupadas, pois tem tempo para diversas atividades fora do trabalho, e que, mesmo assim, entregam ou gerenciam operações muito bem.

Se você conseguir perceber isso, vai constatar que a relação entre trabalhar e produzir não é direta. Na verdade, existem vários comportamentos que nos levam imperceptivelmente a assumir uma carga de tarefas que parecem prioritárias, mas que, na prática, nos ocupam sem nos levar exatamente na direção daquilo que estabelecemos como objetivos.

Dessa forma, conheça abaixo os 3 erros que prejudicam sua produtividade no trabalho em arquitetura e torne, finalmente, seu escritório um sucesso!

1. Você tenta fazer tudo ao mesmo tempo

Ninguém é de fato multitarefa. Nós produzimos mais e melhor quando conseguimos nos concentrar em um assunto de cada vez. Este é um exercício de organização de tempo, portanto, exige que você aprenda realmente a usar uma agenda e entre em acordos simples sobre o momento de fazer cada coisa com as pessoas com quem você convive –pares, colaboradores e, inclusive, clientes– eles têm que saber que em determinados momentos você não estará disponível, mas também precisam estar confiantes de que não estão esquecidos e de que você retornará seus contatos o quanto antes.

Faça com que as pessoas com quem você convive sinta isso. Às vezes, nós nos embriagamos na sensação de que ter muitas pessoas nos acessando o tempo todo para definir questões importantes significa que somos importantes e isso alimenta nosso ego de tal maneira que nos mantemos nessa roda viva porque ela nos alimenta de alguma forma. Essa é uma armadilha perigosa e é fundamental quebrar este ciclo. Esteja onde você está de corpo e alma, termine o que tem para fazer e só depois vá para outro lugar.

2. Você não consegue delegar

Se você não consegue delegar, você precisa, antes de qualquer coisa, internalizar que as pessoas podem fazer a mesma coisa de formas diferentes e que o seu jeito não é necessariamente o melhor. Partindo do princípio de que você tem gente inteligente trabalhando ao seu lado, invista em ensinar como fazer as coisas. Isso consome um pouco mais de tempo no início, mas libera uma enorme quantidade de tempo depois. Isso feito, acredite: elas vão encontrar o seu próprio caminho e alcançar os resultados esperados, mesmo que esse caminho seja diferente do seu.

Não tente fazer das pessoas cópias de você! Isso só vai lhe trazer mais e mais tarefas que você acredita que só ficarão bem feitas se feitas por você. Pessoas inteligentes precisam apenas de direção e incentivo. Ter gente inteligente trabalhando com você reduz muito a quantidade de tempo que você precisa usar para gerenciar e isso libera tempo para a sua vida. Portanto, se você perceber que não está trabalhando com as pessoas certas, troque o mais rápido possível, de tal maneira que você realmente possa e consiga delegar. Ensine e saia do meio!

3. Você começa o dia sem saber o que precisa ser feito para aumentar a sua produtividade no trabalho

Se você começa o dia sem saber o que precisa ser feito, você precisa parar e revisar seus objetivos. Se você não tem um caminho claro em mente, as pessoas ao seu redor vão absorver você para ajudar no caminho delas e isso vai acontecer tão naturalmente que você vai terminar o dia sem perceber que perdeu a oportunidade de dar mais um passo em suas atividades rumo aos seus objetivos.

Você precisa ter uma visão clara de onde quer chegar e construir mentalmente um caminho até lá. Você precisa colocar marcos nesse caminho que garantam que você está na direção certa e você precisa perseguir esses marcos, um de cada vez!

É preciso quebrar as tarefas grandes em tarefas pequenas e fazer um pouco a cada dia, mas sempre dentro de um objetivo claro. Isso vale para as grandes e pequenas coisas. Crie uma visão, liste as tarefas que você precisa fazer esse ano, depois esse mês, depois essa semana, depois hoje. Termine cada dia conferindo se você fez o que tinha para ser feito. Aprenda a usar verdadeiramente um gerenciador de tarefas. Isso vai te ajudar a não se perder. Como dizia Stephen Covey, “é possível estar muito –muito ocupado– sem ser realmente efetivo“.

Este mesmo autor, em seu livro “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes“, fez uma análise sobre o que se pode considerar uma vida equilibrada e descobriu que vários estudiosos ao longo da história estabeleceram basicamente a mesma premissa de que nós precisamos dedicar igual atenção a 4 dimensões da nossa natureza:

3.1. A dimensão física

Trata de cuidar do corpo –comer bem, descansar adequadamente e praticar exercícios regularmente.

3.2. A dimensão espiritual

Trata do seu centro, seu íntimo, seu comprometimento com o seu próprio sistema de valores. Envolve estudo e meditação. Cada pessoa faz isso de forma muito, muito diferente.

3.3. A dimensão mental

Trata daquilo a que dedicamos atenção intelectual – o que lemos, vemos, planejamos, escrevemos.

3.4. A dimensão social/emocional

Trata das nossas relações. Envolve liderança interpessoal, comunicação empática e cooperação criativa.

Estar ocupado a ponto de comprometer o tempo que devemos dedicar a qualquer uma dessas quatro dimensões significa desenvolver uma relação insustentável com a própria vida. Se o trabalho lhe impede de praticar exercícios, estar com a família ou mesmo de estudar e se atualizar para continuar exercendo seu ofício da melhor maneira, algo está fundamentalmente errado e é preciso encontrar um caminho para equilibrar as coisas.

Isso muito provavelmente passa por mudar os comportamentos que destacamos aqui e é perfeitamente possível para quem decide se dedicar ao assunto!

Entendeu?

Percebemos que não existe um profissional multitarefas queconsiga exercer tantas atividades satisfatórias. Delegar é necessário, mas para isso é preciso confiar em sua equipe e ter um planejamento diário para as atividades que vocês irão realizar, para que você consiga seguir seu caminho e suas atividades dentro e fora do escritório.

 

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